Il ripensamento delle attività dovuto al Coronavirus ci ha dato modo di sbrigare quei grandi lavori che abbiamo da tempo rimandato all’interno della nostra organizzazione. Molte delle realtà che seguo hanno utilizzato questo tempo per ripensare o implementare da zero un database donatori. Oggi voglio condividere con te tre idee per chi sta decidendo di implementare da zero o di rivoluzionare il proprio database.
Il database merita le tue amorevoli cure: è la miniera d’oro della tua organizzazione non profit
Il database è la mole di dati che viene custodita secondo precisi criteri di catalogazione all’interno di file “.csv” o altri simili formati. Voglio essere da subito chiaro con te: quando si parla gergalmente di database ci si riferisce quasi sempre al CRM, il software che ci permette di gestire i dati dei file csv di cui ti parlavo poco fa. Il CRM è l’acronimo per Customer Relationship Management, gestione della relazione con il cliente. Proprio così, “cliente”, perché il CRM altro non è che uno degli infiniti strumenti che abbiamo preso in prestito dal mondo profit e dalle sue tecniche di marketing.
Quale CRM per la mia organizzazione non profit
Arrivati a questo punto ti sarà chiaro che il CRM non è un semplice foglio Excel. Lunga vita a Excel, che ci sarà sempre utile a gestire piccole liste per svolgere singole azioni su un gruppo di donatori o di volontari, ma nel tuo lavoro da fundraiser avrai bisogno di un’interfaccia attraverso la quale filtrare e incrociare ammontari di donazione, date, informazioni anagrafiche, indirizzi… tutto per il successo delle tue strategie di raccolta fondi.
Ci sono innumerevoli prodotti sul mercato e altre e tante sono le alternative open source. Considera sempre che molte di queste soluzioni sono prodotti grezzi o destinati al profit che richiedono un alto livello di personalizzazione (quindi un grande investimento iniziale non alla portata di tutti) prima di essere utilizzabili in un contesto non profit. Altri ancora hanno canoni mensili o annuali che diventano convenienti solo in presenza di un fundraising molto sviluppato e svolto su bacini molto ampi.
Io ho lavorato fino ad oggi con MyDonor e NationBuilder. Il primo ha una versione molto economica (ma anche molto basic) che si chiama Green. Il secondo, che è quello che fino ad oggi ho utilizzato di più, nasce in America come strumento pensato per gestire le campagne elettorali in USA. Si paga un canone mensile (o annuale scontato) che cambia a seconda del numero di anagrafiche gestite, paghi quello che utilizzi ed è commisurato in base alla tua dimensione.
NationBuilder ha tutto integrato: CRM, emailing, presto in Europa anche SMS. Dà anche la possibilità di costruire siti e landing page (il codice non è esattamente alla portata di tutti, io ho la fortuna di lavorare con gente che ne capisce) ma è utile per le analisi dei risultati di una campagna (ad esempio tiene traccia di tutte le azioni su sito originate da una campagna email).
Organizza la tua prima importazione di dati
Gran parte dei CRM operano su due livelli diversi:
- le anagrafiche delle persone
- le singole donazioni
per questo ti consiglio di partire con due diversi file database.
Persone
Nome e cognome, codice identificativo, email, telefono, indirizzo primario, indirizzo secondario, adesione alle campagne (data e ora di adesione una campagna e i “tag” che ti permettono di fare una segmentazione in base alle preferenze della persona)
Questi sono i dati fondamentali da avere e da tenere aggiornati ma, man mano che il tuo fundraising crescerà, potrai decidere di gestire una miriade di dati riguardanti la professione, la situazione economica, lavorativa, famigliare…
Donazioni
Codice identificativo (o qualsiasi altra variabile univoca per unire la donazione alla persona), ammontare della donazione, data della donazione, mezzo di pagamento, campagna cui è legata la donazione.
Questi dati di base permetteranno poi al CRM di ricavare lo storico delle donazioni, la donazione più alta e la sua finalità, l’esito delle varie sollecitazioni al donatore, la capacità stimata di donare.
Parti da zero? Potrebbe interessarti il post che ho dedicato alla strategie di lead generation per ottenere nuove anagrafiche per il tuo database.
Il tuo database ti permette di gestire i vari tipi di donatore e di personalizzare i messaggi, sfruttalo al massimo
I vari strumenti di elaborazione dei dati offerti dal tuo CRM ti permettono di attuare la cosiddetta analisi RFM, dall’inglese Recency-Frequency-Monetary, in italiano Recenza, Frequenza e Ammontare.
- Recenza: quanto tempo è passato dall’ultima donazione;
- Frequenza: quante volte il donatore ha donato in un anno;
- Ammontare: l’importo della donazione.
L’incrocio di questi dati consente di inquadrare le varie tipologie di donatori nel tuo database e le tipologie di appello che meglio si addicono al loro profilo.
Questa schematizzazione ti permette di capire sempre più a fondo le persone che popolano il tuo database, io ad esempio concentro gli appelli a diventare donatore o donatrice mensile su coloro con un ammontare di donazione più bassa (0-50€) e che hanno ripetuto recentemente la donazione almeno un paio di volte.
Adesso parlami di te!
Anche tu hai di recente iniziato a ristrutturare un database? Ti stai cimentando nella sua costruzione da zero? Hai dei software che vorresti consigliare? Scrivimi o lascia un commento, non vedo l’ora di conoscere la tua esperienza.
